Foi publicada, no dia 15.04.2020, a Instrução Normativa nº 79 (a “IN DREI 79”), editada pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI), em atenção às disposições propostas pela Medida Provisória nº 931/2020, estabelecendo regras para votação e participação à distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.
As sociedades limitadas, anônimas fechadas e cooperativas poderão realizar reuniões e assembleias a distância podendo elas serem semipresenciais ou digitais. As semipresenciais ocorrem quando os acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente, no local físico de realização, mas também a distância mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico. Já as digitais são aquelas inteiramente realizadas mediante sistema eletrônico.
A IN DREI 79 define que a sociedade deverá providenciar uma série de garantias relacionadas ao sistema eletrônico adotado, como, por exemplo, segurança e confiabilidade do sistema, registro de presença de sócios, preservação do direito de participação e exercício de direito de voto, e a possibilidade de visualização de documentos discutidos e apresentados durante a reunião. Quando não for elaborada ata física, o sistema deve assegurar que a ata possa ser impressa a qualquer momento, por quaisquer acionistas, sócios ou associados. Caberá ao sócio, acionista ou associado garantir o seu acesso pessoal ao sistema disponibilizado, já que a sociedade não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à internet por tais pessoas.
No tocante à presença, assevera-se que serão considerados presentes à reunião ou assembleia digital ou semipresencial os sócios que: (i) a ela comparecerem ou que nela se façam representar fisicamente; (ii) cujo boletim de voto à distância tenha sido considerado válido pela sociedade; ou (iii) que, pessoalmente ou por meio de representação, registrem presença no sistema eletrônico de participação e voto à distância disponibilizado pela sociedade. Para certificação de presença, as respectivas atas e livros societários poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa.
Todas as reuniões e assembleias a distância deverão ser gravadas e os vídeos deverão ser arquivados e mantidos na sede da sociedade pelo prazo aplicável à ação que vise a anular a assembleia ou reunião (portanto o prazo dependerá do tipo societário e da matéria que está sendo tratada). Esse arquivo, no entanto, não será submetido ao órgão registrador responsável.
Quando realizada a assembleia, os livros e a ata da reunião ou assembleia semipresencial ou digital poderão ser assinados somente pelo presidente e secretário da mesa, desde que certifiquem em tais documentos os acionistas, sócios ou associados presentes. O sistema utilizado deve permitir, de forma segura e inequívoca, o registro de presença e de manifestação de voto dos sócios, acionistas ou associados.
Quanto à convocação desses tipos de reuniões e assembleias a distância, a convocação não poderá deixar de informar (i) que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, conforme o caso; (ii) a forma como os acionistas, sócios ou associados poderão participar e votar a distância; e (iii) a lista de documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados, bem como seus eventuais representantes legais, sejam admitidos. É permitido que o anúncio de convocação seja publicado de forma resumida, com referência ao endereço eletrônico na internet onde constarão as informações completas.
Acerca das reuniões e/ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes do COVID-19, assevera a instrução que, para que sejam realizadas de forma semipresencial ou digital, é necessário que todos os sócios se façam presentes, ou declarem expressamente sua concordância.
A IN DREI 79 entrou em vigor em 15 de abril de 2020.